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Pour toute question concernant
notre politique
de confidentialité, veuillez
contacter notre
agent de confidentialité au 1 800 476-6640 ou par courriel à privacyofficer@orghealthinc.com.
Présentation.
Notre engagement concernant
la protection de vos renseignements
personnels.
Qu’est-ce qu’un renseignement
personnel?
Comment nous recueillons, utilisons et communiquons
les renseignements personnels.
Protection de vos renseignements personnels.
Vos droits
en rapport avec vos renseignements
personnels.
Code de OHI - Principes.
Révisions et mises
à jour.
Présentation
Notre politique de confidentialité
décrit comment les renseignements
personnels sont :
- Recueillis;
- Utilisés;
- Communiqués.
Et comment :
- Y avoir accès;
- Ou corriger
ces renseignements.
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Notre engagement concernant la
protection de vos renseignements
personnels
Organizational
Health Inc. reconnaît l’importance
de la confidentialité et la sensibilité des renseignements
personnels. Nous nous
engageons à protéger
tout renseignement personnel que nous détenons. C’est pour ces
raisons que nous avons
établi la politique
de confidentialité qui suit. Cette politique indique comment nous gérons
les renseignements personnels
et protégeons votre
vie privée. Nous prenons
grand soin de conserver vos
renseignements personnels
d’une façon
confidentielle et sûre.
Depuis l’entrée
en vigueur de la Loi
sur la protection des renseignements
personnels et les documents électroniques (PIPEDA) au 1er janvier
2004, toutes les entreprises
se livrant à des activités
commerciales sont
tenues de s’y
conformer. Cette loi
vous donne des droits au sujet de la confidentialité de vos renseignements personnels.
Notre politique est
conçue pour se conformer à la législation nationale
et provinciale sur
la confidentialité.
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Qu’est-ce qu’un
renseignement personnel?
Un renseignement personnel se définit
comme toute
information au sujet d’une
personne identifiable au sein d’une organisation, à l’exclusion
de son nom, de son titre ou de son adresse et numéro de téléphone au
travail. De plus, certains renseignements accessibles
au public dans d’autres
circonstances ne sont
pas protégés par cette loi.
Par exemple, vos renseignements personnels
comprennent toute
information se rapportant à votre santé physique ou
mentale, à votre
race, origine, couleur,
religion, âge, état
matrimonial, niveau d’instruction,
à vos antécédents
médicaux, criminels
ou professionnels,
les renseignements se rapportant
à vos transactions financières,
votre numéro d’identification, un numéro
de téléphone ou une adresse ne figurant
pas dans l’annuaire,
des empreintes digitales
et le groupe sanguin,
entre autres. Pour toute
question au sujet de la politique
de confidentialité de Organizational Health
Inc., veuillez contacter
notre agent de confidentialité
au 1 800 476-6640 ou par courriel à privacyofficer@orghealthinc.com.
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Comment nous recueillons,
utilisons et communiquons
les renseignements personnels.
1. Nous ne recueillons que les renseignements qui servent
aux fins mentionnées.
Nous recueillons ces renseignements dans le
but de vous fournir
les meilleurs services de consultation et d’assistance en matière
de soins de santé.
2. Pourquoi recueillons-nous
ces renseignements?
Vos renseignements
personnels sont importants pour nous permettre
de comprendre vos
besoins, de déterminer
votre admissibilité
à nos services et de vous
fournir l’aide
à laquelle vous avez droit. Nos services comprennent,
sans y être limité,
l’aide aux employés
et leur famille, l’évaluation des demandes,
la gestion de l’invalidité,
la planification et la mise
en œuvre du retour au travail et l’accès aux services médicaux.
Ceci nous aide à remplir les exigences contractuelles liées
aux services que nous fournissons.
Cependant, nous nous
assurerons que
les fins auxquelles ces
renseignements sont
recueillis vous seront clairement mentionnées.
3. Nous vous demanderons toujours votre
permission.
Quand vous
nous solliciterez pour l’admissibilité
à nos services, nous vous
demanderons votre
consentement à nous fournir
des renseignements personnels.
Si vous avez une réclamation pour invalidité, votre consentement vous sera demandé au moment où vous remplirez votre demande d’indemnisation. Nous nous
servirons alors
de ce consentement
pour avoir accès
aux renseignements requis
pour votre demande.
A tout moment, il vous
est possible de retirer
cette permission d’utiliser,
de recueillir ou de
communiquer ces renseignements, en comprenant
toutefois que cela pourrait affecter
les services dont vous
bénéficiez de la part de OHI.
Quand nous obtiendrons
des renseignements médicaux
à votre sujet,
nous ne communiquerons pas ces renseignements à votre employeur sans votre consentement.
4. Nous ne conserverons vos renseignements que le
temps nécessaire.
Nous devons nous conformer à des exigences
juridiques pour conserver vos renseignements personnels, et en particulier
les renseignements médicaux
sont conservés
pendant une durée
déterminée. Au-delà
de cette échéance,
vos renseignements
seront détruits
en toute sécurité.
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Protection de vos renseignements personnels
Organizational Health
Inc. prend toutes
les précautions raisonnables
pour s’assurer que
vos renseignements
personnels sont
en sécurité pour en éviter
la perte, l’accès
non autorisé, la modification ou la divulgation.
Les mesures prises pour protéger vos renseignements comprennent:
- la sécurité des locaux
avec des alarmes contrôlées
et des armoires de rangement verrouillées;
- un accès restreint
aux fichiers contenant
des renseignements personnels;
- le déploiement de mesures
de protection technologiques, telles que des mots de passe, des
logiciels de protection, des systèmes anti-intrusion pour empêcher le piratage
informatique ou
l’accès non autorisé
à des ordinateurs;
- la transmission des renseignements électroniques
via une ligne
directe, d’une
façon anonyme
ou encodée ;
- un mot de passe interne et des politiques
de sécurité.
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Vos droits
en rapport avec vos renseignements
personnels
1. Aux termes de la loi, vous avez le droit de demander quels
renseignements vous
concernant nous détenons,
et de demander à les voir. Il est possible que OHI choisisse de ne pas divulguer
un renseignement d’ordre
médical ou psychologique si nous considérons que cela pourrait causer du
tort à la personne ou
à une autre personne. Dans de tels cas, il est possible que OHI fasse intervenir une tierce personne pour donner l’information (par exemple
un médecin ou un psychologue) ou adresse la personne à
la source (par exemple le docteur, le psychologue
ou un autre médecin) qui a fourni l’information.
Vous avez
le droit de demander comment nous utilisons ces renseignements et à qui ils
ont pu être communiqués.
Toute information évoquée avec votre conseiller ou directeur des soins
sera traitée avec confidentialité,
à moins qu’une
des circonstances suivantes
ne s’applique :
a) vous avez signé une autorisation de divulgation de renseignements pour une
personne particulière;
b) selon l’avis professionnel de votre conseiller ou directeur des soins, cela présente un risque pour vous ou d’autres personnes;
c) dans le cas d’une obligation juridique,
par exemple, en cas
de violence faite aux enfants;
d) un tribunal de droit demande légalement à un
conseiller ou directeur des soins de témoigner, de soumettre
un rapport ou de communiquer
des enregistrements.
2. Si vous considérez que les renseignements que nous détenons à votre sujet sont inexacts ou incomplets, vous avez le droit de nous demander de les modifier. Nous ferons les changements nécessaires.
3. Si vous êtes mécontent de la façon dont nous avons traité votre demande, veuillez contacter notre agent
de confidentialité au 1 800 476-6640 ou par courriel à privacyofficer@orghealthinc.com
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Code de OHI - principes
Nous avons adopté les dix principes suivants:
1. Responsabilité – Chaque
membre du personnel de Organizational
Health Inc. a la responsabilité de traiter les renseignements
personnels d’une
façon conforme au
présent code et aux lois
en vigueur.
2. Présentation des raisons – Organizational
Health Inc. indiquera les raisons pour lesquelles un renseignement
donné est recueilli auprès de la personne au moment de sa
cueillette d’informations.
3. Consentement – Préalablement
à la collecte, à l’utilisation
et à la divulgation des renseignements personnels, Organizational Health Inc. obtiendra le consentement
de la personne et s’assurera
qu’elle connaît
la nature des renseignements, sauf pour des raisons légales
ou de sécurité.
4. Limites de la collecte
– Organizational Health Inc. recueillera
des renseignements personnels
auprès d’une
personne uniquement
pour les raisons indiquées précédemment. Nous recueillerons
des renseignements auprès
des tierces parties qui indiqueront
qu’elles ont
le droit de nous communiquer
des renseignements. Nous recueillerons toujours ces renseignements selon un processus intègre et conforme à
la loi.
5. Limites d’utilisation,
de divulgation et de conservation – Organizational Health utilisera et conservera
les renseignements personnels
d’une façon
confidentielle. Aucun
renseignement ne sera divulgué
à des tierces parties à moins
que la personne
ne l’autorise ou
si la loi le permet. Les renseignements
obtenus pour les demandes
au titre du Programme
d’aide aux employés
et leur famille
ne seront pas fournis
à l’employeur de la personne d’une façon qui permette de l’identifier.
Si une personne a déposé des demandes concurrentes auprès de
OHI pour l’aide aux employés et leur famille (PAEF) et auprès
de la gestion de l’invalidité,
le conseiller PAEF pourra
discuter, en termes
généraux, de l’intérêt
d’échanger des informations
avec le directeur des soins
en invalidité. Ce
partage d’informations
serait à l’avantage
de la gestion des cas.
Si le conseiller ou
le responsable des soins
pense que ces renseignements devraient être partagés au sein de
OHI, un consentement particulier
sera demandé à la personne
préalablement aux discussions entre les membres du personnel. Aucune
information autre que
celle
spécifiée sur le formulaire de consentement
ne sera partagée.
Organizational
Health Inc. conservera cette
information seulement pendant le temps où il est nécessaire, ou bien comme l’exige la loi.
6. Exactitude
– Organizational Health Inc. s’efforcera
par tous les moyens
d’assurer que
les renseignements recueillis
sont exacts et complets.
S’ils sont inexacts, la personne a
le droit de nous fournir
les renseignements justes.
7. Mesures de protection – Les renseignements personnels
recueillis, utilisés
ou communiqués par Organizational Health
Inc. sont protégés par des mesures de sécurité en
rapport avec la sensibilité de l’information. Les renseignements
sur papier sont verrouillés dans des armoires de rangement
sécurisées sur le
site de notre immeuble
sécurisé et protégé par un système d’alarme.
Les informations électroniques
sont protégées par des mesures
de protection, des codes de connexion/mots
de passe, un cryptage
à 128 bits ainsi qu’un
registre de secours
à trois niveaux.
8. Transparence
– Organizational Health Inc. sera ouvert
et transparent au sujet des politiques et procédures
en rapport avec la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels.
9. Accès personnel – Organizational Health
Inc. sera transparent au sujet de toute information médicale
que nous aurons recueillie, utilisée ou divulguée concernant une personne aux fins de notre
activité. Sous réserve d’une
identification adéquate, les personnes auront accès à leurs renseignements médicaux
personnels. L’agent
de confidentialité de Organizational Health
peut être joint
par téléphone au 1 800 476-6640, ou par courriel à privacyofficer@orghealthinc.com.
10. Conformité mise en doute – Dans l’hypothèse où une personne aurait des questions ou
doutes au sujet
de ses renseignements
personnels détenus
par Organizational Health Inc., elle peut discuter de ses préoccupations avec
l’agent de confidentialité
de OHI.
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Révisions et mises
à jour
Nous réviserons cette politique de temps en temps pour s’assurer qu’elle
continue à satisfaire nos
obligations à l’égard des personnes que nous servons. Organizational Health Incorporated se réserve le droit d’ajouter, de modifier ou
de retirer la totalité
ou une partie de ce document
en tout temps.
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